С чего начать?

Не пытайтесь автоматизировать предприятие за неделю до открытия! Кажущееся очевидным замечание о том, что автоматизацию нужно планировать заранее, на деле регулярно опровергается. Видимо, этот этап в создании нового предприятия все еще подсознательно считается не слишком важным. Поэтому, пожалуйста, не будьте наивны! На выбор программного обеспечения, оборудования для автоматизации, поставщика решения, на прокладку сети, установку и настройку программы и оборудования, обучение сотрудников, ввод начальных данных, – на все это потребуется определенное время, даже если вы – владелец совсем небольшого магазина. У сетевых форматов организационные вопросы могут занимать от двух-трех до шести-двенадцати месяцев.

Компания-автоматизатор

Выбор компании-автоматизатора – вопрос непростой. Если компания осуществляет часть услуг, то не исключен тот факт, что в случае сбоя в системе проблему неисправности будет найти очень сложно. Поэтому идеально, когда одна компания обеспечивает внедрение системы автоматизации, начиная от анализа потребностей предприятия, установки оборудования и программного обеспечения и заканчивая обучением специалистов ведению учета. В этом случае вы получите гарантированную помощь. Если же универсальную компанию найти не удается, попросите компанию, предоставляющую часть оборудования, порекомендовать партнеров для внедрения системы автоматизации. В этом случае вы можете быть уверены, что компании работают в тандеме и в случае форс-мажоров не будут обвинять друг друга в не качественной работе или плохом оборудовании. Рекомендуем заключить договор на техническое обслуживание системы: компания, которая занималась внедрением, детально знает проект и быстро устранит неисправность. Для того, чтобы решить проблему, другая приглашенная компания вынуждена будет сначала изучить проект и только после этого найдет неисправность.

Контроль за исполнителями

Обратите внимание на количество сотрудников в компании. Достаточно ли их для поддержки вашего проекта? Будет ли развиваться проект, если руководитель заболеет? Профессионально ли сотрудники отвечают на ваши вопросы, приводят ли примеры из уже совершенных внедрений? Охотно ли дают контакты своих клиентов для рекомендаций? И, наконец, приятно ли с ними общаться? На все эти моменты следует обратить внимание при выборе компании-автоматизатора, ибо именно от этого зависит эффективность нововведений.

Кстати, отсутствие руководителя проекта с вашей стороны, может существенно замедлить процесс или вовсе привести к нежелательному результату. Поэтому рекомендуем заранее выбрать ответственного за проект сотрудника, наделенного полномочиями решать большинство организационных и финансовых вопросов. Он должен четко понимать: в каком месте поместить сервер, какую стену можно сверлить для прокладки провода локальной сети.

Обученный персонал

Все мы знаем, к чему приведет появление на дороге автомобиля, водитель которого плохо обучен вождению. Конечно, автоматизация предприятия не столь опасна как автомобиль, однако необученные работе с программой сотрудники могут значительно сократить экономические показатели компании.

Представьте, как может вырасти очередь в кассу, если кассир не знает, как ввести в программу товар, штрихкод которого не читается сканером. Сколько времени потратит товаровед на исправление ошибки, допущенной им самим? Некомпетентность персонала негативно скажется на обслуживании клиентов и увеличит финансовые затраты предприятия. Этого можно избежать, организовав обучение сотрудников.

Эпилог

В заключение отметим важный момент: никакое программное обеспечение не сможет решить поставленные задачи, если в организации нет порядка в существующем учете. С помощью системы автоматизации можно ускорить и упростить выполнение уже налаженных бизнес-процессов. Ожидать получение отлаженной схемы работы при ее изначальном отсутствии утопично. В этом случае для начала стоит обратиться в консалтинговое агентство для организации грамотного учета.

Источник:  «Журнал «АТОЛ дайджест»