Итак, процесс автоматизации магазина, как правило, проходит следующие этапы:

1. Выбор формата торговли
2. Выбор оборудования
3. Выбор информационной системы
4. Соединение информационной системы с технологией бизнеса
5. Приобретение оборудования и информационной системы
6. Внедрение информационной системы
7. Эксплуатация и развитие информационной системы

Выбор формата торговли

Прежде всего, необходимо определить, в каком формате будет торговать ваш магазин. Например:

• Традиционный формат ("прилавочная" торговля)
• Супермаркет (магазин самообслуживания)
• Торговля по образцам (магазин - демонстрационный зал + склад);
• Cash&Carry (магазин-склад)
• Дискаунт (магазин самообслуживания с невысокими ценами за счет больших оборотов и предельно низких издержек)

Рассмотрим особенности автоматизации каждого формата.

Традиционный формат ("прилавочная" торговля)

Основной проблемой автоматизации "прилавочной" торговли является способ донесения информации об отобранном покупателем товаре до кассового аппарата:

1. Кассовый аппарат находится на прилавке и продавец сам пробивает чек.
2. Продавец выписывает "мягкий" чек на товар, покупатель передает чек кассиру, кассир пробивает по кассе все перечисленные в мягком чеке товары (кассовые аппараты располагаются в отдельных кабинках, носитель информации - "мягкий" чек).
3. Продавец сканирует терминалом сбора данных все отобранные товары, а также специальную "карточку покупателя", покупатель передает карточку кассиру, кассир сканирует карточку покупателя, и кассовый аппарат автоматически формирует товарную часть чека (кассовые аппараты в отдельных кабинках, передача информации - карточка покупателя и терминал сбора данных).

Эти варианты, различаясь по размеру затрат на оборудования, по распределению функций и технологии работы, имеют свои плюсы и минусы. Здесь следует отметить следующее:

• вариант размещения кассовых аппаратов непосредственно на прилавках является самым технологичным;
• вариант использования "мягких чеков" является самым дешевым (но, с другой стороны, он может подойти только для магазинов с небольшим ассортиментом и низкой проходимостью);
• вариант с использованием терминалов сбора данных является самым тяжелым в реализации.

Супермаркет (магазин самообслуживания)

В супермаркете кассовые аппараты расположены на выходе из зала самообслуживания, что уменьшает потребность в кассовых аппаратах и увеличивает пропускную способность магазина. В супермаркетах рациональнее всего использовать штриховое кодирование товара, которое резко ускоряет обслуживание покупателя в кассовом узле.

Торговля по образцам

При этом формате торговли торговый зал является, фактически, демонстрационным залом, в котором продавец-консультант, работая индивидуально с покупателем, помогает ему подобрать товар и оформляет заказ покупателя. Покупатель оплачивает заказ и получает отобранный и оплаченный товар на складе или в пункте выдачи, куда он поступает со склада.

Cash&Carry

При этом формате торговли максимум товара размещается в торговом зале в транспортной упаковке (в коробках на поддонах-паллетах). За счет этого достигается снижение затрат на отдельные склады и работы по выкладке товара. В остальном этот формат торговли мало отличается от магазина самообслуживания.

Дискаунт

Дискаунтам свойственна ориентация на снижение всех затрат, включая оформление торгового зала и операционные издержки. За счет этого им удается снижать цены и, соответственно, повышать оборот. Успешнее всего дискаунты работают в составе торговых сетей. Технологически дискаунты похожи на Cash&Carry, но количество персонала и уровень сервиса сведены к минимуму, а все управленческие и коммерческие функции вынесены в центральный офис.

Выбор оборудования для автоматизации торговых процессов

Выбор электронного торгового оборудования зависит от формата торговли. Но в любом случае вам необходимо принять решение по выбору:

• кассовых аппаратов
• сканеров штрих-кодов
• принтеров штрих-кодов
• терминалов сбора данных;
• весов

Кассовые аппараты

Для розничной торговли можно использовать:

• электронные кассовые аппараты (ECR);
• компьютерные кассы (POS);
• фискальные принтеры.

Электронные кассовые аппараты являются самыми дешевыми, но у них меньший объем функций, они менее гибки и, как правило, имеют ограничения по количеству хранимых в памяти товарных позиций. Компьютерные кассы сочетают функциональную наполненность, гибкость и мощь профессионального решения. Именно их следует использовать в магазинах с большим ассортиментом и высокой проходимостью. Фискальные принтеры могут подключаться к любому компьютеру и любому программному комплексу. Тем не менее, этот вариант можно рекомендовать только для специфических технологий торговли, когда невозможно использовать другие варианты. Необходимо также учитывать конструкцию корпуса кассовых аппаратов. С этой позиции можно различать:

• моноблочные кассовые аппараты;
• модульные кассовые аппараты;
• дисперсные кассовые аппараты.

Моноблочные кассовые аппараты поставляются в едином корпусе, объединяющем все основные его узлы: клавиатура, монитор кассира, чековый принтер, дисплей для покупателя. В модульных кассовых аппаратах эти узлы заключены в самостоятельные корпуса. Такая компоновка позволяет более свободно размещать составные части кассового аппарата на кассовом столе. Дисперсные кассовые аппараты похожи на модульные. Но их конструктивные особенности позволяют полностью реализовать концепцию "Front-Facing", когда все узлы кассового аппарата размещаются строго между кассиром и покупателем. Концепция "Front-Facing" вкупе с производительным чековым принтером и сканером позволяет максимизировать пропускную способность расчетно-кассового узла.

Чековые принтеры

По методу вывода информации на чековую ленту различают матричные принтеры и термопринтеры. Основные характеристики:

• Скорость печати у термопринтера до 40 строк в секунду, у матричного - 2-4 строки в секунду.
• Замена чековой ленты у термопринтера простая, а у матричного - сложная.
• Расходные материалы: для термопринтера нужна только бумажная чековая лента, для матричного - бумажная чековая лента и картридж с красящей лентой.

Сканеры штрих-кодов

Из всего разнообразия сканеров выделим

• CCD-сканеры;
• ручные лазерные сканеры;
• стационарные многоплоскостные лазерные сканеры.

CCD-сканеры дешевы, и их можно рекомендовать для магазинов со скромным бюджетом. Ручные лазерные сканеры несколько дороже, но обладают большей дальностью и надежностью считывания. Но для считывания штрих-кода надо потратить время на то, чтобы взять сканер в руки, поэтому их можно рекомендовать для складов и магазинов с невысокой проходимостью. Стационарные многоплоскостные лазерные сканеры лишены этого недостатка. Более того, они не требуют строго параллельной ориентации штрих-кода относительно сканера, что позволяет рекомендовать их для магазинов с высокой проходимостью.

Принтеры штрих-кодов

Выбирая принтер штрих-кодов, необходимо, прежде всего, ориентироваться на следующие показатели:

• ресурс печати (максимальное количество печатаемых этикеток в месяц);
• объем памяти принтера (определяет максимальное количество этикеток, печатаемых за один раз);
• производительность принтера (скорость печати).

В зависимости от способа нанесения этикеток на товар и территориального расположения подразделений, вам необходимо решить, поставите ли вы один высокопроизводительный принтер на все подразделения, или по небольшому принтеру в каждое подразделение.

Терминалы сбора данных

Терминалы сбора данных представляет собой портативное устройство, оборудованное встроенным или подключаемым сканером штрих-кодов. Терминалы сбора данных могут сохранять в своей памяти разнообразную информацию по товару и обмениваться данными с информационной системой. Терминалы сбора данных удобно использовать для проведения инвентаризации. Для этого нужно просто просканировать весь товар (вводя, при необходимости, количество товара), передать собранные данные в информационную систему, и инвентаризация готова. Технология использования терминалов сбора данных позволяет не закрывать магазин на учет, проводя инвентаризацию "на ходу".

Весы

Планируя продажи весового товара, примите решение о способе подключения весов. Их два:

• подключить весы непосредственно к кассовому аппарату;
• установить весы, снабженные встроенным принтером штрих-кодов, в зале.

Первый способ несколько проще, но заставляет взвешивать товар в процессе оплаты, что может привести к образованию очередей к кассам. Поэтому подключение весов к кассовым аппаратам не рекомендуется для магазинов с высокой проходимостью. Второй способ позволяет разделить взвешивание товара и его оплату. Но для этого весы нужно соединить с информационной системой, которая будет загружать в весы номенклатуру весовых товаров.

Выбирая информационную систему (ИС), обратите внимание на следующие вопросы:

• характеристики информационной системы
• особенности и возможности поставщика решения

Характеристики информационной системы

Информационную систему можно оценивать с самых различных позиций. Но важнейшими из них являются следующие характеристики:

• гибкость, способность перестраиваться под специфические особенности технологии вашего бизнеса;
• развиваемость, способность изменять свою функциональность с течением времени;
• адекватность и функциональная полнота, наличие той совокупности функциональных возможностей, которая удовлетворяет ваши потребности;
• оперативность, способность обрабатывать информацию в темпе бизнеса;
• надежность и безопасность;
• независимость от поставщика решения, возможность настраивать и развивать систему своими силами.

Особенности и возможности поставщика решения

• обладает достаточным опытом и знаниями;
• рассматривает ваши взаимоотношения не как акт купли-продажи, а как партнерские отношения по решению ваших проблем;
• способен работать оперативно и качественно;
• может обеспечить достаточный уровень поддержки.

Соединение информационной системы  автоматизации торговых процессов с технологией бизнеса

Управление в условиях автоматизации и управление без информационной системы имеют существенные отличия. Суть этих отличий заключается в том, что сама по себе информационная система не приведет вашу компанию к успеху и не решит ваших проблем. Необходима тесная увязка информационной системы и вашей технологии управления. Более того, для достижения стратегического успеха эта увязка должна существовать в течение длительного времени и независимо от того, насколько изменяется ваш бизнес и ваше представление об эффективном его управлении. Чтобы такая увязка сложилась необходимо провести определенные работы, изменяя ИС и переходя на более эффективные методы управления бизнесом. Конечной целью таких работ будет создание целостной системы управления предприятием, неотъемлемой - но не единственной - частью которой является информационная система. Естественно, для этого ИС должна быть гибкой, а заказчик должен быть готов к инновациям в управлении. Этап взаимной притирки информационной системы и управления бизнесом имеет смысл начинать до крупномасштабных закупок оборудования. Для жестких "коробочных" информационных систем, неспособных к учету особенностей бизнеса, этот этап, разумеется, не нужен.

Приобретение оборудования и информационной системы

Приобретая оборудование и лицензии на информационную систему, обратите внимание на совместимость оборудования с информационной системой. Кроме того, предусмотрите возможность поэтапного приобретения и внедрения.

Внедрение информационной системы

Внедрение информационной системы может происходить двумя путями:

• все сразу
• постепенно

Первый вариант, при всей его привлекательности, для гибких информационных систем мало реален. Причем источник такой оценки лежит не в неспособности поставщика решения сразу внедрить все функции своей информационной системы, а скорее в невозможности самого предприятия-заказчика полноценно выполнить свою часть работы по постановке задачи и вводу справочников и первичной информации. Поэтому, если вы сделали выбор в пользу гибкой информационной системы, планируйте поэтапное ее внедрение:

• вначале запускаются только самые необходимые функции
• затем функциональное наполнение информационной системы расширяется

Кроме того, планируя внедрение ИС, необходимо оптимизировать затраты и сроки, эффективно распределив обязанности и ответственность между поставщиком решения и вашими специалистами. Но для этого сама ИС должна быть достаточно открытой и обеспечивать определенный уровень независимости предприятия-заказчика от поставщика решения. Иными словами, заказчик должен иметь возможность самостоятельно проводить часть работ по настройке ИС. Такая возможность необходима, потому что:

• собственный специалист лучше знает свое предприятие;
• собственного специалиста проще контролировать по срокам и результату;
• собственный специалист обходится дешевле.

Помимо этого, рассчитывая на свои силы, вы меньше зависите от поставщика решения. Оборотной стороной опоры на собственные силы является необходимость иметь в своем штате квалифицированных специалистов.

Эксплуатация и развитие информационной системы

Любая информационная система (кроме, наверное, очень жестких систем) требует поддержки квалифицированным персоналом. Вы можете:

• полностью взять поддержку на себя, экономя на платежах поставщику решения
• взять на себя оперативную поддержку, обращаясь к поставщику решения по сложным вопросам;
• полностью поручить поставщику решения или сторонней сервисной организации поддержку вашей ИС (т.н. "аутсорсинг"), экономя на персонале.

Выбор зависит от ваших приоритетов. В любом случае, убедитесь в квалификации тех людей, которые будут поддерживать ИС в ходе эксплуатации. Неразвивающаяся информационная система через некоторое время безнадежно устареет и ее нужно будет заменить. Стратегически это невыгодно. Поэтому заранее спланируйте, как будет развиваться ваша информационная система в ходе эксплуатации, и кто будет выполнять соответствующие работы. Здесь выбор тот же:

• развивать систему самостоятельно
• простые вещи делать самому, а за сложными доработками обращаться к поставщику решения
• все поручить поставщику решения

Безусловно, прежде чем ставить перед собой эти вопросы, убедитесь, что информационная система способна к развитию.

Источник: onoprienko.iteam.lg.ua